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影响我国档案利用的因素及对策

来源:学工办  作者:档案学系 喻登科  时间:2006-09-21  点击:12189次


 
 [摘要] 近年来我国档案利用现状不容乐观,作者对此现象表示担忧,并从传统意识影响、现代管理层面的缺陷和人们对档案认知的影响等三个方面深刻地揭示了其原因。作者认为,在中国档案事业的“夹缝”时期,提升档案工作的价值,必须做到档案开发利用的社会化。档案开发利用的社会化的实现方式: 档案工作者要丰富档案馆馆藏,完善馆藏结构,为档案利用奠定物质基础;转变角色,提高服务水平;提高社会档案意识,重塑档案工作者形象;完善档案法制建设,大胆尝试档案信息开发的市场化道路。

 [关键词] 档案;利用; 因素; 对策

 

   档案是人们在社会实践活动中形成的历史记录,是历史久存的积淀,被史学家称为“历史的粮仓”,被文学家称为创作之翼,被行政家视作为治事之工具。然而,我国现在档案利用的社会化、大众化发展阻力重重。据统计,我国近几年的档案开放利用率不足5%,而欧美一些国家档案开放利用率高达60%。档案是人类智慧的结晶,在我国却变成了束之高阁的“积年发黄之故纸”。

   对于这种现象我们该做何解释呢?是公众不太需要档案,还是档案的传统意识、档案管理和人对档案的认识水平的问题呢?问题显然是后者。只要我们的档案工作者摆正为民众服务的态度,突破传统意识的“围城”,努力提高档案管理水平和做好档案宣传工作,那么我国档案利用的“暴风雨”就会来临。
                               
                                
影响档案利用的因素

   档案作为人类信息中的精华,档案材料“聚古今之精英,实治乱之宝鉴”,档案利用却不容乐观,这到底是什么原因呢?正确而全面认识影响档案利用的因素是科学地提出档案出路的关键,是对“症”下药的前提。

一、传统意识对档案利用的影响。

   我国具有悠久的档案和档案工作的历史。在我国古代,特别是封建社会时期,档案是皇帝“插入鞘中的剑”,是一种阶级统治工具,档案的利用体现了皇权的意志。几千年的封建社会档案利用史禁锢了当代档案的利用意识,严重影响了档案的开发利用。

   “重藏轻用,秘而不宣”的传统思想依然根深蒂固。在古代社会里,由于档案属于统治者的私有物,其价值主要体现在政治威慑力和对人的控制力上,其基本处于封禁状态,在人们眼中档案是神秘地产生,悄悄地消失。在我国封建社会,档案主要使用者是中央最高统治者,存储档案的大库更是戒备森严,禁秘异常,这种现象一直持续到清朝。王国维在《观堂集林·库书楼记》中说:“三百年来,除舍人省吏循例编目外,学士大夫罕有窥其美富者。”这表明清朝内阁大库是非常禁秘的,很少有人进入。档案、典籍也大多是打包结捆地堆积起来,而缺乏经常性的必要的整理,致使它们常年“尘封插架”,禁锢于“灰堆积土”中,更谈不上开发利用了。这种“重藏轻用,秘而不宣”的指导思想根深蒂固,影响深远。受这一思想的影响,现在的档案工作者的工作重心仍是围绕如何保管好所藏的档案文献,强调“档案是党和国家的机密总汇”、“档案馆是机要部门”,而让这些档案文献为社会服务的意识不够。

  “档案是封建皇权统治的工具”的影响深远。在古代,档案整理和利用工作主要体现在档案的统治工具性。当时的档案多属政策法令、“大小政事”。从商代开始,统治者就在施政过程中查阅档案。西周利用档案也是重视诸侯的世系家谱,意在作为承袭爵位封授官职的依据。秦朝、魏晋南北朝时也是以档案的行政作用为主。唐以后档案的利用领域虽有较大扩展,但用于控制施政仍是绝对重心。传统档案仅是统治工具的负面影响体现在两个方面:一、档案仅作“工具价值观”是“一元价值观”,以致“旧档无用”思想的滋生,严重的忽视了档案的信息价值。二、档案的传统行政的“工具性”是现代行政档案成为主流的“负牵引”。例如,根据上海虹口区档案馆的最近统计,在馆藏的118521卷档案中,反映政务内容的文书档案占84.6%,反映科技、财务和艺术内容的只占15.4%。这表明在长期以来的文书档案“工具性”意识束缚下,档案主要是一种行政手段,是治政查考的工具,在统治的保管上体现更为突出。与一些发达国家想比,我国档案利用的官方色彩浓厚,那种档案仅为官所用的意识很强。

  传统档案利用的“惯性”和“官本位”烙印的影响。我国封建社会时期,档案除用于行政查考之外,基本上就是编纂史籍。史官凭借负责掌管档案的工作的便利修史,如司马迁的祖辈为史官,本人为太史令,这为他撰写《史记》提供方便。编写《汉书》的班固也如此。隋朝以后,禁止私人修史,史书完全由皇帝成立的专门修史机构完成,档案也便成了专门修史机构独占使用。不管是私人修史还是专门修史机构修史,其实质是长期以来档案仅作修史“粮仓”。这种封建社会的档案利用观就像一把无形的枷锁束缚了当代的档案利用者。有人做过统计,档案利用者中最大的比重除行政家外就是史学研究者,私人和企业仍占少数。党和国家提出以民为本的思想多年,但“官本位”思想仍有残留。一些档案工作者把“档案工作为党和国家服务”简单地理解为是“为领导服务,为政府服务”,而对社会团体和为公民个人的服务关注不够,热情不够。在大众眼里,档案馆是一个带有机要色彩的官方机构,难以接近,甚至连不少学者,公务员也不知档案馆可否利用,如何利用。

二、现代档案管理层面存在缺陷。

   我国是一个有着悠久档案史的国家,档案利用走全民路线的思想已提出多年,在我国现行的《档案法》中第十九条也有规定:中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已开放的档案。我国档案利用效率却很低,让人忧虑,因此我们不得不审视管理层面的问题。

   档案管理理论存在缺陷。理论来源于实践却指导实践,理论的正确与否需要通过实践来检验。邓小平曾说过:“实践是检验真理的唯一标准”。综观档案的全面利用情况,我国档案整体利用率还不到5%,这低于欧美的60%;档案利用者仅是行政家或史学研究者,绝大多数人根本没有成为档案利用主体。毫无疑问,档案利用的指挥棒失灵——档案理论指导、存在问题。档案理论学界都有一个共同认识:档案学中争议的理论性东西很多,不仅许多基础概念还没有达成共识,如档案的定义、档案的起源、档案的分类等基本理论可以说是各抒己见,没有统一的定论,而且面对档案事业的新形势,档案学理论还存在严重的滞后现象。这些理论的不健全统一,必会导致档案管理出现絮乱,以致档案的利用出现问题。

    档案管理者素质层面存在问题。国家教育部和全国城建档案委员会在1998年时对城建档案机构调查时,令人触目惊心的是:档案机构中专科以下人员数占全部人员的比例竟高达81.88%,每百人中还不到一人具有硕士以上学位。陕西省在2003年统计,各级的档案行政管理部门和国家综合档案馆中具有大学(大专)档案专业程度242人占总人数11.7%,接受过在职培训教育353人,占总人数的17.1%。这只是官方统计数据,是否有学历“注水”现象还有待考证。这些数据表明:在我国档案系统中,档案管理者素质水平普遍还不够高。档案工作者没有扎实的专业知识技能,要进行档案的合理有序整理就存在问题,进行档案编目编研那肯定是举步惟艰,档案信息利用的现代化恐怕对他们来说也只能望洋兴叹。

   档案管理法规的缺陷。我国现行的档案法规从制定到实施已经过一次修改,但档案法规的缺陷仍然存在。主要体现在三方面:一、操作性不强。如《档案法实施办法》第二十条规定:“……档案自形成之日满三十年但档案馆以为到期仍不宜开放的档案,经上级档案行政管理部门批准后,可以延期向社会开放。”但对档案管理部门在如期审查不宜开放的档案的程序、方法、过错责任上没有制定,让行政管理部门无法操作,从而影响开放利用。二、存在法律真空现象。我国档案法律法规虽说很多,但档案开发中的奖励措施和监督措施过于简单,基本处于“真空”状态,它约束着档案信息的开发和利用。三、法规的不合理,导致档案管理者“畏手畏脚”。如《档案法规办法》第二十条规定:“……一旦发生此类事件,将按《档案法实施办法》第二十七条规定处理:‘根据有关档案的价值和数量,对单位为1万元以上10万元以下,对个人为500元以上5000以下’的数额罚款。”为了避免此类事情的发生,档案馆一般都抱有“明哲保身”的思想,追求“但求无功,只求无过”的价值取向。

三、人们对档案认知的影响

   著名的美国档案学家谢伦伯格在《现代档案---原则与技术》一书在开篇有一段绝妙的描述:“如果问一个普通的过路人,为什么政府要设置档案机构,他多会反问,‘档案是什么,档案机构又是什么?’而在听了关于设置档案的意义的解释之后,他多半会以‘那不过是政府的又一种浪费罢了’作为回答。至于档案本身,几乎可以断言,他准会提出‘为什么不把那些废物一烧了事’这样一个使交谈难以继续下去的问题。”这段描写深刻地说明了人们对档案的了解还是很欠缺的,对档案价值没有一个正确的认识。人们对档案的认知方面的问题也是影响档案开发利用的又一因素。

   认识档案价值的倒错。60万 “弃档族”引起了全国一片哗然,弃档现象早已不是新闻,“弃档队伍”也在日益扩大。档案是人类的记忆,惜日的精华,如今却成了糟粕,成为“鸡肋”,这是怎样的“悲痛者和哀痛者”。不光人事档案这样,文书档案的遭遇也如此,人们谈其色变,很多人认为是权力的象征,统治者的私有工具,甚至有人谈其毛骨悚然,“敬”而远之。其他档案的遭遇也未尝不是同样如此呢?人们视档案如粪土,即使再好的精华,也将变得暗淡无光。这种档案价值的倒错,是人们对档案认知的“误区”,也是影响档案利用的重要因素。 
   认识水平的限制。我国公民的整体文化程度还不高,然而历史档案在我国馆藏档案中占很大比重,如2000年上海各类档案馆统计,在开放的档案中,历史档案有699156卷,占整个开放量的48%。我国历史档案都是以古汉语的形式表达,在我国现有的文化程度下能真正读懂能有“几人与”。人们有限的认识水平无疑成了一部分人利用档案的“拦路虎”。从现有档案开放情况来看,文明程度越高的地区档案利用情况也越好,在国内如上海、北京、江苏等省无论从档案工作还是档案利用都是走在国家前列的;在国际上,经济发达的国家档案的利用情况往往比落后的国家的利用情况要好。由此可见,公民的整体文化程度的高低影响档案的开发利用,对档案的有限的认识水平也是影响我国档案开发利用的负面影响。

                                   敢问档案路在何方?

   档案事业正处于一个特殊时期,一个关系到档案事业前途命运的时期。在这“夹缝”时期的档案事业,有危机,也有生机。夹缝虽窄,档案事业也并不是无力回天。只要我们档案工作者以开放的心态,进取的姿态,科学的精神,战略的眼光拓展档案职能,就能“柳暗花明”。路在何方?在档案利用的程度上,档案的社会化程度越高,档案的路就越广阔。档案的社会化之路要我们脚踏实地地走出来。
    一、丰富馆藏,完善馆藏结构。
   丰富馆藏和完善馆藏结构是解决档案利用在“物”方面的限制。丰富馆藏是为档案利用在“量”的方面提供保证,完善馆藏结构是为档案利用在“质”方面提供保证。只有在“质”和“量”两个方面都以保证,才能保证档案馆馆藏档案的价值。要丰富馆藏,我们必须“请进来,为用户找档案”,千方百计满足需要,为用户找到理想和满意的档案;要完善馆藏结构,我们必须严把档案“入口关”,并加强档案馆之间的信息共享合作。
   针对我国目前的经济状况、档案的实际情况和社会意识等综合因素考虑,丰富馆藏和完善馆藏结构有三个有效途径:一是向社会公开征集民众所需要的人生、家世、家庭、家族的档案、个人学历和履历、城市历史的人物和事件、地方历史风貌、社会重大事件方面的档案。二是严格控制官方的文件入馆,要严格鉴定入馆归档的官方文书档案的价值。三是加强档案馆间网络的合作,既可避免档案孤本性的限制,又实现馆藏结构的改善。只要做到以上几点,就可以“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新文献材料世界”,可以将“人类生活方方面面”得以保存,改变那种档案资源“条块”分割的分散弊端,推进了档案馆的综合性发展。
    二、转变角色,提高服务水平
    现代科学技术日益充斥整个社会,这对档案职业的发展带来了新的挑战,加拿大档案学者特里•库克曾经有一个非常乐观的预测,认为电子时代是一个契机,“我们可能抓住一个绝妙的时机,来提高我们的地位,受到现代档案工作者从未受到过的礼遇,像古埃及中档案司神(THOH)一样,重新坐在上帝身边,而不是坐在凄凉冷清的文件办公室或寂静的档案架前。”
    要改变现状,迎接挑战,获得“礼遇”,档案工作者必须从两方面改变角色:一方面是从思想上转变角色,要树立以民为本的“民本位”思想,使自己从“特权的保护人”角色向公民民主权利的捍卫者、社会生活的服务者和科学文化的传播者角色方向转变。另一方面是从技术方面转变角色,要以新技术为依托,开发档案信息技术,使自己从“档案档案,管管看看”的角色向“一索即得”的智能型角色转变。只有角色的转变才能保持档案工作“与时俱进”,才能避免档案馆被现今新型的信息机构(如文件信息中心等)所淹没,确保档案工作者的地位。
    提高服务水平,我们不仅要在硬件上下功夫,而且应该在服务态度上要“更上一层楼”。在硬件方面,档案馆的选址要改变传统“保守”思想选择偏远地区的情况,要选择人口密集,经济发达的闹市区,方便民众参观利用。档案馆风格上也应该以“开放”为基调,摒弃往日“森严”的“嗜好”。档案的阅览大厅应有目录、索引等多种检索工具,并安排咨询人员。在服务态度方面,要以市场中“把顾客当作上帝”的口号当作服务理念,以用户的满意度作为服务好坏的标准。用优质的服务来“满足”用户,吸引用户。
    三、提高社会档案意识,重塑档案工作者形象
    美国档案学者埃文斯尖锐地指出:“现代信息最使惊奇和令人遗憾的方面之一是档案这种记录信息的最古老而持久的形式,虽然对于每个国家和每个民族都是唯一的和至关重要的,却仍然很少为人们所知道和了解。”档案工作是文化事业工作,是一项服务性工作。既然档案工作是服务性工作,那么档案工作者就不能当“坐商”苦等客人的到来,要“笑迎天下客”。“酒好也怕巷子深”,档案工作者要主动出击,做好宣传工作,改变计划经济遗留下来的后遗症——“皇帝的女儿不愁嫁”的思想。提高社会的档案意识,要让群众了解档案,知道其经济价值、凭证价值、史料价值等多方面的价值,从而达到积极主动利用档案;也要让群众明白档案馆是服务性文化事业单位,消除人们心理上的障碍;更要让群众认识到档案工作者的公仆作用,要对档案工作给予监督。
  传统档案馆(库)的森严,有“地莫严于宗庙”、“湖曰禁湖,地曰禁地…… 而擅越湖者必以重治”之说。档案利用面也狭窄,有“九卿翰林部员,有终不得窥见一字者。”这方面的影响使档案工作者变得神秘起来了,档案工作者给人的感觉是“两耳不闻‘馆’外事”的“老黄牛”,也有人说是“身”藏不露的“卧底”——情报人员、间谍。档案工作者的神秘形象拉开了他们与群众的距离,影响了档案的利用。档案的孤本性决定档案“仅此一家,别无他店”,少数档案工作者很容易有一种自豪、优越感,甚至有使人沾沾自喜、飘飘染的自我炫耀的虚荣心,这进一步拉开了档案工作者与群众的距离。重塑档案工作者形象主要是让其普通起来,平易近人起来。
    四、完善档案法制建设,大胆尝试档案信息开发的市场化道路
     完善档案法制建设要从档案立法、执法和司法三个环节着手:在立法环节,要严格把握立法权限,避免“法出多门”现象;要全面而系统地立法,避免出现法律的“处女地” ;要适度地立法,避免因立法而导致档案工作者过分谨慎。在执法环节,不要太拘谨,要大胆去行使执法者职能,同时也要有严格的约束机制。在司法环节,要做到公平、公正和公开原则,要认真地分析违法者的动机,合情合理地司法。完善档案的法制建设,有利于促进档案工作者按法律开放档案,避免档案工作者“多一事不如少一事”思想的恶化。完善档案法制建设也是我国档案行政机构依法行政的要求,有利于推进社会法制化的进程。

   档案信息开发的市场化有利于档案技术方面的提高,有利于档案工作服务的改进,有利于提高社会的档案意识。档案信息开发的市场化要求政府减少档案开发的行政手段,以市场竞争为前提,尽量用市场的规则办事。在竞争压力的驱使下,档案信息服务机构必然在档案开发利用的人力、物力和财力上投入,会主动地提供档案的优质服务,会努力做好档案的宣传工作。这样可以解决政府在档案开发利用中无能为力的问题,提高档案事业的整体水平。

 

   中国科学院的耿云志先生曾说过:“传统文化好比一捆干草,人们像驴子一样驮着它走。各人的驮法不同。聪明的人把它化作养料轻松地走向未来,愚笨的人把它当作祖传财宝,永远是沉重的负担。”档案要为人们所利用,就要将它化作社会的养料,为社会现代化服务。在档案事业的“夹缝”时,我深信档案工作者会秉承档案工作复兴的使命,开拓创新,迎接档案在新形势下的职能拓展的暴风雨的来临。我也深信走过这风雨和泥泞,档案事业会普照大地,因为人们的理性之光在期盼。

 

参考书目:

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                                                                            (责任编辑:鄢云)

 
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